Asiakaspalautteiden käsittely

EtusivuTietosuojaselosteetAsiakaspalautteiden käsittely

Rekisterinpitäjät

Suomalainen Lääkäriseura Duodecim

ja

Kustannus Oy Duodecim

Kaivokatu 8
00100 Helsinki
puh. 09 618 851  

Suomalainen Lääkäriseura Duodecim (Lääkäriseura) on pääosin yhtiöittänyt liiketoimintansa omistamalleen Kustannus Oy Duodecimille (Kustannus Oy). Lääkäriseuralla ja Kustannus Oy:llä on jaettu konsernin talous- ja tietohallinto. Konsernin tietosuoja-asioita hallinnoidaan Kustannus Oy:n asiakaspalvelussa.  

Asiakaspalautetta voi antaa  

  • verkkopalveluidemme kautta 
  • sähköpostitse 
  • puhelimitse 

Palautteita käsitellään sekä Lääkäriseuran viestintä- ja jäsenpalveluiden että Kustannus Oy:n asiakaspalvelun sekä palveluidemme kehittämisestä vastaavien henkilöiden toimesta. 

Yhteyshenkilön yhteystiedot

sähköposti: info@duodecim.fi 

Tietosuojavastaava

sähköposti: tietosuojavastaava@duodecim.fi

Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat kaikki asiakaspalautteen antajat. Asiakaspalaute sisältää myös kirja-aloitteet. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakaspalautteiden käsittely. Palautteita hyödynnetään palveluiden kehittämisessä ja niistä voidaan tehdä raportteja sekä erilaisia yhteenvetoja. 

Rekisterien tietosisältö

Asiakaspalautteista tallentuvat seuraavat tiedot: 

  • palautteen antaja (palautetta voi antaa myös nimettömänä tai nimimerkillä) 
  • palautteen antajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jos ko. tiedot on annettu 
  • palautteen antajan mahdollisesti antamat muut henkilötiedot osana vapaamuotoista palautetta 
  • asiakkaan vapaamuotoinen palaute 
  • palautteen antajalle palautteiden käsittelyjärjestelmän kautta mahdollisesti annettu vastaus 
  • palautteen käsittelijän/käsittelijöiden nimi 
  • tiedot vastaanottajasta, jos palaute on välitetty Duodecimissa eteenpäin 
  • palautteen käsittelyyn liittyvät Duodecimin sisäiset kommentit ja muu käsittelytieto (mm. aikaleimat ja käsittelijämuutokset). 

Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilytysajat

Asiakaspalautteen tiedot saadaan palautteen antajalta itseltään hänen täyttäessään palautelomakkeen. Palautteiden käsittelyjärjestelmään voidaan viedä myös muuta kautta (esimerkiksi sähköpostitse tai kasvokkain) palautetta antaneen tietoja. 

Palautteita säilytetään niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen käyttötarpeen kannalta.  

Tietojen vastaanottajat

Olemme varmistaneet, että kaikki rekistereissämme olevia henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti tietojen käsittelijöinä it-järjestelmätoimittajia, postitusyrityksiä ja painotaloja.  

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet tarpeelliset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi. Säilytämme henkilötietoja sekä sähköisessä muodossa että paperilla. 

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisterit sijaitsevat tietoturvallisessa konesalissa palvelimilla, jonne pääsy asiattomilta on estetty. Palvelinkeskuksissa on huomioitu tietojen saatavuus ja tietoturva ja ne on varustettu asianmukaisilla kulunvalvonta-, videovalvonta-, murtosuojaus- ja palonestolaitteistoilla.  

Paperilla oleva aineisto sijaitsee Duodecimin toimitiloissa lukitussa tilassa. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@duodecim.fi 

Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. 

Oikeus tulla unohdetuksi ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Mikäli koet, että sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. 

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä  

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Siltä osin kuin tietojesi käsittely perustuu sopimukseen, sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa, jotta voit siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

Valitusoikeus 

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (http://www.tietosuoja.fi/), jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

Tietosuojaselosteen yhteystiedot on päivitetty 14.1.2025.