Koronavirus vaikuttaa myös tieteellisten yhdistysten toimintaan keväällä. Kokousten järjestäminen vaikeutuu. Tieteellisten seurain valtuuskunta TSV on koonnut yhdistyksilleen ohjeita, jotka on hyvä ottaa huomioon toimintaa suunniteltaessa. Ohjeistuksia päivitetään tilanteen muuttuessa.
Yhdistyslaissa ei ole sääntöjä tilanteisiin, joissa sääntömääräistä yhdistyksen kokousta ei pystytä pitämään kulkutautiepidemian kaltaisista ns. force majeur-syistä määräaikaan mennessä. Kokousten peruuttamisesta ei ole laissa myöskään näin ollen sääntöjä. Yhdistyslain mukaan kokoukset pidetään fyysisesti, ellei muusta kokoustamistavasta ole määritelty yhdistyksen säännöissä.
Tieteellisten seurain valtuuskunnan ohjeita
- Lähtökohtana on se, ettei yhdistyslaissa ole sääntöjä koskien tilannetta, jossa sääntömääräistä yhdistyksen kokousta ei pystytä pitämään kulkutautiepidemian kaltaisista ns. force majeur-syistä määräaikaan mennessä. Siten ei ole myöskään sääntöjä, jotka koskisivat kokouksen peruuttamista. Yhdistyksen hallitus joutuu harkitsemaan yleiseen vastuuseensa perustuen, kuinka yhdistys toimii tällaisessa tilanteessa.
- Yhdistyksen hallitus voi päättää, että se peruuttaa kokouksen ja siirtää sen myöhempään ajankohtaan. Hallitus tekee tämän päätöksen tietoisena siitä, että se toimii yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen vastaisesti. Jos tästä aiheutuisi yhdistyksen jäsenelle tai jollekin muulle vahinkoa, hallituksen jäsenet voivat joutua vahingonkorvausvelvollisiksi. Tämä taas edellyttäisi kuitenkin sitä, että päätöksestä syntyisi taloudellisesti mittavaa vahinkoa. Lisäksi vahingosta pitäisi esittää vahingonkorvausvaatimus, joka käsiteltäisiin käräjäoikeudessa. Yhdistyksen hallitus voi arvioida, kuinka todennäköistä vahingonkorvausvaatimuksen esittäminen olisi. Oleellista on myös ilmaista jäsenistölle selvästi, että kokous tullaan pitämään, kun se on mahdollista tilanteen muututtua.
- Jos yhdistyksen säännöissä ei ole säädetty mahdollisuudesta pitää sääntömääräinen kokous etäkokouksena, kokousta ei voida järjestää etäkokouksena.
- Yhdistyksen hallitus voi harkita, pidetäänkö kokous joillakin erityisjärjestelyillä, kuten esimerkiksi tiedustellaan etukäteen, kuinka moni jäsenistä olisi osallistumassa. Jos ilmoittautuneita on alle 10, kokous on mahdollista järjestää.
- Jos yhdistys joka tapauksessa päättää pitää perinteisen kokouksen, on kokous järkevää järjestää erityistä varovaisuutta noudattaen. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, ettei kokoonnuta ahtaissa tai pienissä tiloissa, varataan kokousedustajien saataville käsihuuhteita, ei järjestetä mitään tarjoiluja, ja tiedotetaan hyvissä ajoin jäsenistölle kokousjärjestelyistä ja jokaisen osallistujan vastuullisesta toiminnasta.