Tietosuojaselosteet

Koulutustapahtumien henkilörekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomalainen Lääkäriseura Duodecim
Kalevankatu 11 A
00100 HELSINKI
puh. 09 618 851

Yhteystiedot

Rekisteriin liittyvissä tietosuoja-asioissa pyydämme sinua ottamaan sähköpostitse yhteyttä  koulutus@duodecim.fi

Rekisteröidyt

  • Duodecimin koulutustapahtumien osallistujat
  • Koulutustapahtumien luennoitsijat
  • Koulutustapahtumien suunnittelutoimikuntien jäsenet
  • Toimihenkilöt
  • Näytteilleasettajat
  • Median yhteyshenkilöt
  • Sidosryhmät

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisteröidyt Käsittelyn tarkoitus Käsittelyn peruste
Koulutustapahtumien osallistujat Tietoja käytetään tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen sekä laskutukseen. Tietoja voidaan käyttää tulevista tapahtumista tiedottamiseen. sopimus, oikeutettu etu, suostumus
Koulutustapahtumien luennoitsijat, tapahtuman toimikunnan jäsenet, toimihenkilöt Tietoja käytetään tapahtumaan liittyvään yhteydenpitoon sekä palkkioiden ja kulukorvausten maksuun. sopimus
Näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) Tietoja käytetään yhteydenpitoon ja laskutukseen. sopimus
Potentiaaliset näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) Tietoja käytetään, kun markkinoidaan tapahtumien yhteyteen näyttelytilaa näytteilleasettajille. oikeutettu etu
Median yhteystiedot Tietoja käytetään tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen ja markkinointiin. oikeutettu etu
Sidosryhmät Tapahtumiin liittyvä markkinointi, viestintä ja yhteydenpito oikeutettu etu

Rekisterien tietosisältö

Koulutustapahtumiin liittyvistä henkilöistä voidaan tallentaa seuraavanlaisia tietoja tai tietoryhmiä:

Nimi (yksilöinti, yhteydenpito) Osoite (yhteydenpito, palkkionmaksu/ laskutus), sposti (yhteydenpito) Hetu (palkkionmaksu, vakuutus) Maksuyhteystiedot (palkkionmaksu)
Osallistujat x x
Luennoitsijat, tapahtuman toimikunnan jäsenet, toimihenkilöt x x x x
Näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) x x
Potentiaaliset näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) x x
Median yhteystiedot x x
Tapahtumien sidosryhmät x x

Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilytysajat 

Rekisteröidyt Säännönmukaiset tietolähteet Säilytysaika
Koulutustapahtumien osallistujat Osallistujat ilmoittavat itse yhteystietonsa ilmoittautumisen yhteydessä. Koulutusten osanottajaluettelot ja todistusten jäljennökset säilytetään 10 vuotta ja tapahtumiin liittyvät laskutustiedot kirjanpitolain vaatiman ajan. Osallistujien tietoja säilytetään 3 vuotta viimeisestä tapahtumaan osallistumisesta.
Koulutustapahtumien luennoitsijat, tapahtuman toimikunnan jäsenet, toimihenkilöt Ilmoittavat itse tietonsa.
Näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) Ilmoittavat itse tietonsa tapahtumaan ilmoittautuessaan. Yhteystietoja saatetaan päivittää julkisista tietolähteistä. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin se tapahtumien markkinoinnin kannalta on tarpeellista. Arvoimme säilytystarvetta säännöllisesti kolmen vuoden välein.
Median yhteystiedot Yhteystiedot saadaan tiedotejakelupalvelusta. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin se tapahtumiin liittyvän viestinnän kannalta on tarpeellista. Arvoimme säilytystarvetta säännöllisesti kolmen vuoden välein.
Sidosryhmät Sidosryhmien yhteystietolistat kertyvät tapaamisten kautta ja tärkeiden yhteistyötahojen tietoja kerätään julkisista tietolähteistä. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin se tapahtumiin liittyvän viestinnän ja yhteydenpidon kannalta on tarpeellista. Arvoimme säilytystarvetta säännöllisesti kolmen vuoden välein.

Tietojen vastaanottajat

Koulutustapahtumaan osallistuneiden yhteystietoja saatetaan luovuttaa Duodecim-konserniin kuuluvalle Kustannus Oy Duodecimille. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Olemme varmistaneet, että kaikki rekistereissämme olevia henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti tietojen käsittelijöinä it-järjestelmätoimittajia, postitusyrityksiä ja painotaloja.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään EU:n alueella sijaitsevissa tietoturvallisissa palvelinkeskuksissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet tarpeelliset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi. Säilytämme henkilötietoja sekä sähköisessä muodossa että paperilla.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisterit sijaitsevat tietoturvallisessa konesalissa palvelimilla, jonne pääsy asiattomilta on estetty. Palvelinkeskuksissa on huomioitu tietojen saatavuus ja tietoturva ja ne on varustettu asianmukaisilla kulunvalvonta-, videovalvonta-, murtosuojaus- ja palonestolaitteistoilla.

Paperilla oleva aineisto sijaitsee Duodecimin toimitiloissa lukitussa tilassa. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä tämän selosteen yhteystiedoissa kerrottuun osoitteeseen.

Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Oikeus tulla unohdetuksi ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Mikäli koet, että sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin tietojesi käsittely perustuu sopimukseen, sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa, jotta voit siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (http://www.tietosuoja.fi/), jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.


Tietosuojaseloste on päivitetty 24.5.2018