Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Tämä seloste koskee kahta erillistä rekisteriä, joilla on erilliset rekisterinpitäjät sekä rekisterinpitäjien yhteisrekisteriä.

Osassa tiedoista rekisterinpitäjä toimii Suomalainen Lääkäriseura Duodecim ja osassa Kustannus Oy Duodecim.

Yhdessä organisaatiot muodostavat konsernin. Yhteisessä rekisterissä ne käsittelevät tiettyjä henkilötietoja yhdessä koko konsernin tarpeisiin ja ovat määritelleet yhdessä näiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhteisestä henkilötietojen käsittelystä on organisaatioiden välinen yhteisrekisterinpitäjyyssopimus.

Osa keräämistämme tiedoista ovat yhteisiä molemmille rekisterinpitäjille siksi, että sama tekijä voi toimia samanaikaisesti Duodecimin eri sisältöjen parissa:

• Voit toimia samanaikaisesti sekä Suomalaisen Lääkäriseuran Duodecimin että Kustannus Oy Duodecimin sisältöjen parissa. Voit ilmoittaa tietosi meille keskitetysti, ja ajantasaiset tietosi ovat aina käytettävissä kaikilla niitä käsittelevillä tahoilla.
• Käytämme sisältöjen tekijätietoa uusien tekijöiden etsimiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että voit saada yhteydenottoja uusiin sisällöntuotantoprojekteihin liittyen.

Yhteiseen rekisteriin keräämme sellaiset tiedot, jotka koskettavat sekä Kustannus Oy Duodecimin ja Lääkäriseura Duodecimin yhteistä toimintaa. Nämä tiedot liittyvät henkilön tunnistamiseen, yhteydenpitoon sekä tehtävässä toimimiseen.

Lääkäriseura Duodecimin rekisteriin keräämme niitä tietoja, jotka syntyvät Käyvän hoidon kustannussopimuksen laatimisen ja apurahahaun sekä D-lehden julkaisusopimuksen laatimisen yhteydessä.

Kustannus Oy Duodecimin rekisteriin kirjaamme kustannustoimintaan liittyviä tietoja, jotka syntyvät kustannussopimuksen laatimisen ja tekijänpalkkion maksamisen yhteydessä.

Yhteystiedot

Suomalainen Lääkäriseura Duodecim                                  
Kaivokatu 8                                                                                     
00101 Helsinki                                                                               

Kustannus Oy Duodecim
Keskuskatu 6 E
00101 Helsinki

puh. 09 618 851  
info@duodecim.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuojavastaava@duodecim.fi

Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja mihin käsittely perustuu?

Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Tekijöiden tunnistaminen
• Kustannussopimusten ja julkaisusopimusten laatiminen
• Ajantasaisten tekijätietojen koostaminen julkaistavien tuotteiden yhteyteen
• Sisällöntuotantoprojektien sisäinen viestintä
• Tekijänpalkkion ja kirjoituspalkkion maksaminen
• Palkkiolaskelman toimittaminen
• Apurahojen myöntäminen
• Asiantuntijoiden etsiminen Duodecimin työryhmiin
• Tekijöiden muistaminen heidän merkkipäivinään
• Henkilön yksilöiminen Duodecim järjestelmissä
• Sisällöntuotantoa tukevien järjestelmien käytön mahdollistaminen
• Kokoustarjoilujen järjestäminen
• Yleinen tekijäviestintä

Käsittelyn perusteet

Tietojen käsittely perustuu (GDPR) 6 artiklan (1)(b) kohtaan silloin, kun käsittely on tarpeen tekijöitä koskevien sopimusten laatimiseksi ja sopimusten velvoitteiden täyttämiseksi.

Perusteena käsittelylle on (GDPR) 6 artiklan (1)(f) kohta, kun käsitellään lokitietoja, merkkipäiviä ja oppiarvoa koskevia tietoja. Silloin käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, ja tietojen kerääminen on tarpeellista eikä aiheuta kohtuutonta haittaa rekisteröidylle.

Joissain tapauksissa tietojen käsittely perustuu suostumukseen 6 artiklan (1)(a) kohdan mukaisesti. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi apurahan hakeminen, ruokavaliotietojen antaminen tai erikoisalan ilmoittaminen.

Kenen tietoja rekisterissä sisältää?

Rekisterissä käsitellään Duodecimin tekijöiden henkilötietoja osana Duodecimin sisällöntuotantoa. Tekijöillä tarkoitamme Duodecimin sisältöjen substanssiosaajia kuten lääkäreitä, hoitajia ja muita terveydenhuollon ammattilaisia, jotka osallistuvat sisällöntuotantoprojekteihin erilaisissa rooleissa kuten kirjoittajina, toimittajina, asiantuntijoina tai arvioijina. Keräämme näistä tekijöistä ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä sopimusten tekemiseksi sekä sisällöntuotantoon liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

Mitä henkilötietoja rekisteri sisältää?

Keräämme tekijöistä seuraavia henkilötietoja. Kerättävät tiedot riippuvat siitä, minkä tyyppisissä sisällöntuotantoprojekteissa olet mukana.

• Nimitiedot: etunimi, sukunimi, entinen sukunimi
• Yhteystiedot: sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero
• Kustannus Oy Duodecimin ja Käyvän hoidon kustannussopimuksen tiedot: nimi, sähköpostiosoite ja allekirjoitus
• Duodecim-lehden julkaisusopimus: nimi ja allekirjoitus
• D-tilin tiedot: käyttäjätunnus, nimi
• Pätevyyteen ja toimintaan liittyvät tiedot: sidonnaisuudet, oppiarvo, erikoisala ja erityispätevyys
• Merkkipäivätiedot: nimi ja syntymäaika
• Kustannus Oy Duodecimin käyttölupatiedot: Nimi, osoite ja sähköpostiosoite
• Käyvän hoidon apurahahakemusten tiedot: nimi, hakemukseen syötetyt tiedot
• Kirjoituspalkkio ja tekijänpalkkio:Nimitiedot, osoitetiedot, henkilötunnus, maksutiedot ja verotiedot
• Tekijän yrityksen tiedot (kustantamo): yrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus, ennakkorekisteritiedot, tilitiedot, veromuoto ja maksutapa, tieto kuolinpesästä
• Ruokavaliotiedot
• Microsoft-tiliä koskevat tiedot: Microsoft-tiliin liittyvä nimi ja sähköpostiosoite tai käyttäjätunnus
• Järjestelmissä syntyvät loki- tunnistetiedot

Mistä tiedot on saatu?

Henkilötiedot keräämme pääsääntöisesti suoraan tekijöiltämme sisällöntuotantoprojektin käynnistämisen yhteydessä. Tietyissä tapauksissa voimme saada tekijöitä koskevia tietoja myös sisällöntuotannosta vastaavalta toimittajalta. Saamme myös tietoja sinulta itseltäsi niissä tilanteissa, kun päivität itse tietoja D-tilin kautta. Lokitietoja koskevia tietoja voimme hakea Duodecimin järjestelmistä, jos ne ovat tarpeellisia esimerkiksi teknisten ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan siinä tarkoituksessa, johon ne on kerätty, eikä niitä säilytetä pidempään kuin mikä on tarpeellista asian käsittelyn kannalta.

Miten tietoja suojataan?

Digitaaliset aineistot: Digitaalisessa muodossa olevia henkilötietoja käsitellään suojatuissa tietojärjestelmissä. Tietojen käyttö on rajattu niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla sekä tarvittaessa monivaiheista tunnistautumista käyttäen.

Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joilla pyritään estämään tietojen asiaton käyttö, muuttaminen, luovuttaminen tai häviäminen. Ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja ainoastaan tämän ohjeiden mukaisesti.

Paperiset aineistot: Paperimuodossa olevia henkilötietoja säilytetään lukituissa tiloissa. Aineistojen käyttö on rajattu vain niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja. Paperisia aineistoja käsitellään huolellisesti siten, etteivät sivulliset pääse niihin käsiksi. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne hävitetään lukollisessa tietoturvasäiliössä.

Luovutetaanko tämän rekisterin tietoja jonnekin?

Duodecimissa tekijöiden tietoja käsittelevät tehtävään perehdytetyt asiantuntijat eri yksiköissämme. Sisällöntuotantoprojektin alkaessa Duodecimin asiantuntijat tallentavat olennaiset tiedot tekijöistä järjestelmäämme. Tekijät saavat halutessaan käyttöönsä henkilökohtaisen D-tilin, jonka avulla tekijä hyödyntää D-työpöytää tai Oma Duodecim-palvelua omien henkilötietojensa päivittämiseen.

Tietojen siirto tapahtuu ainoastaan niille henkilöille ja yksiköille, joilla on työtehtävien perusteella oikeus käsitellä tietoja. Tällaista tiedonsiirtoa voi olla esimerkiksi maksutietojen siirtäminen maksujärjestelmään kustannus- tai julkaisupalkkioiden maksamista varten. Tietojen käsittelyssä noudatamme tietosuojaperiaatteita ja Duodecimin määrittelemiä tietosuojaa koskevia toimintaohjeita.

Duodecim voi myös käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka tarjoavat järjestelmäpalveluita tietojen käsittelyyn. Tällöin toiminta perustuu käsittelysopimukseen ja ulkopuolinen käsittelijä noudattaa toiminnassaan Duodecimin tietosuojaperiaatteita ja ohjeita.

Siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle ja kaikki henkilötietojen käsittelyssä hyödynnettävät palvelimet ja tietojärjestelmät sijaitsevat EU- tai ETA-alueella, jotta voimme varmistaa tietosuojan tehokaan toteutumisen.

Suoritammeko automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme suorita automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Mitä oikeuksia minulla on?

Lue lisää oikeuksistasi rekisteröitynä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamista tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä Duodecimiin tässä osoitteessa: info@duodecim.fi

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777

Tietosuojaseloste päivitetty

Tietosuojaseloste on päivitetty 30.6.2026.